Neue Vorgaben für Unternehmen sind ab 2. August 2026 zu beachten
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Unternehmensalltag angekommen – sei es beim Erstellen von Texten, Bildern, Präsentationen, im Kundenservice oder in der Büroorganisation.
Mit der EU-KI-Verordnung (AI Act) gelten ab dem 2. August 2026 weitere Regelungen für Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen. Auch wenn auf europäischer Ebene bereits Vereinfachungen und Fristverschiebungen diskutiert werden, gilt derzeit die bestehende Rechtslage.
Betrifft mich das überhaupt?
In den meisten Fällen: Ja.
Sie sind betroffen, wenn Sie beispielsweise:
✔ ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbare KI-Anwendungen nutzen.
✔ KI-generierte Texte oder Bilder für Website, Newsletter oder Social Media erstellen.
✔ einen Chatbot oder digitalen Assistenten für Ihre Kunden einsetzen.
✔ KI-Funktionen in Office-, CRM-, ERP- oder anderen Unternehmensprogrammen verwenden.
Kurz gesagt: Wer KI im Unternehmen nutzt, sollte sich jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigen.
Was sollten Unternehmen jetzt beachten?
- KI im Unternehmen identifizieren
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick:
- Welche KI-Anwendungen werden bereits genutzt?
- Wer arbeitet damit?
- In welchen Unternehmensbereichen kommt KI zum Einsatz?
Hinweis: Oft wird KI bereits eingesetzt, ohne dass dies im Unternehmen bewusst dokumentiert wurde (sog. Schatten-IT durch private Accounts).
- KI-Kompetenz aufbauen & Mitarbeitende sensibilisieren
Der AI Act verpflichtet Unternehmen dazu, dass Beschäftigte, die KI nutzen, über eine ausreichende KI-Kompetenz (AI Literacy) verfügen. Sie müssen den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit den Anwendungen kennen.
Bereits kurze interne Schulungen, klare Leitlinien oder ein Verhaltenskodex sind hierfür ausreichend.
- Transparenz schaffen
Wer KI-generierte Inhalte veröffentlicht, sollte prüfen, ob eine Kennzeichnung erforderlich ist. Dies betrifft beispielsweise:
- Bilder, Grafiken und Videos
- Marketingmaterialien und Texte
Auch und besonders bei Chatbots oder automatisierten Kundenservices muss für Nutzer klar erkennbar sein, dass sie mit einer KI kommunizieren.
- Hochrisiko-Anwendungen prüfen
Nur wenige kleine und mittlere Unternehmen nutzen sogenannte Hochrisiko-KI. Hierzu zählen beispielsweise KI-Systeme für:
- Bewerberauswahl und Personalbewertung
- Bonitätsbewertungen
- Sicherheitsrelevante Entscheidungen
Für solche Anwendungen gelten zusätzliche Dokumentations- und Prüfpflichten.
Verhaltensregeln für den KI-Einsatz im Arbeitsalltag
(Handlungsempfehlungen für die Praxis)
- Keine personenbezogenen Daten eingeben: Geben Sie niemals Namen, Kontaktdaten, Kundendaten oder persönliche Details von Mitarbeitenden und Partnern in öffentliche KI-Tools ein.
- Schutz von Interna und Betriebsgeheimnissen: Geschäftsberichte, Quellcodes, vertrauliche Strategiepapiere oder Verträge dürfen nicht in KI-Prompts eingefügt werden, da öffentliche Modelle diese Daten unter Umständen zum Training nutzen.
- Verpflichtende Endkontrolle durch Menschen (Human-in-the-loop): Verlassen Sie sich nie blind auf KI-Ergebnisse. KI kann Fehlinformationen („Halluzinationen“) generieren – die finale Verantwortung für die Richtigkeit liegt immer beim Menschen.
- Transparenz bei Veröffentlichungen: Prüfen Sie vor der Veröffentlichung von KI-generierten Inhalten (z. B. auf Social Media, Websites oder im Marketing), ob diese als KI-erstellt gekennzeichnet werden müssen.
Unsere Empfehlung
Sie müssen nicht jede gesetzliche Einzelheit kennen. Wichtig ist jetzt vor allem:
✔ Überblick über eingesetzte KI-Anwendungen und Tools schaffen.
✔ Mitarbeitende informieren und Verhaltensregeln definieren.
✔ Marketing und Kundenkommunikation auf Transparenz überprüfen.
✔ Bei Unsicherheiten den Softwareanbieter oder IT-Dienstleister ansprechen.
✔ Entwicklungen der EU-Regelungen weiter beobachten.
Gut zu wissen
Die Europäische Union arbeitet derzeit an einem sogenannten Digital Omnibus-Paket, das verschiedene Erleichterungen und längere Übergangsfristen für einzelne Vorgaben vorsieht.
Diese Änderungen sind jedoch noch nicht rechtskräftig. Bis dahin gelten die bestehenden Regelungen des AI Acts.
Fazit
Der AI Act soll den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz fördern – nicht deren Nutzung verhindern.
Für die meisten Unternehmen geht es jetzt vor allem darum, den eigenen KI-Einsatz zu kennen, Mitarbeitende zu sensibilisieren und einfache organisatorische Maßnahmen umzusetzen. Wer sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigt, schafft Rechtssicherheit und kann die Chancen von KI weiterhin erfolgreich nutzen.
Weiterführende Links:
Hinweis: Dieses Merkblatt dient der allgemeinen Information, ist ohne Gewähr und ersetzt keine Rechtsberatung. Aufgrund laufender europäischer Gesetzgebungsverfahren können sich einzelne Vorgaben und Fristen noch ändern.
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