Ab 01. Januar 2023 wird das Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) auch für Arbeitgeber verpflichtend. Das bedeutet der sog. Gelbe Zettel fällt, bis auf wenige Ausnahmen, komplett weg und wird durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. In dem neuen Verfahren müssen Arbeitnehmer ihre AU nicht mehr dem Arbeitgeber vorzeigen. Stattdessen stellen die Krankenkassen die AU elektronisch zur Verfügung und der Arbeitgeber ruft die Daten ab.
Verfahrensablauf eAU
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- Arztpraxis / Krankenhaus stellt die AU des Arbeitnehmers fest und übermittelt die AU (inkl. aller notwendigen Daten) an die zuständige Krankenkasse bzw. den Kommunikationsserver der Krankenkasse
- Arbeitnehmer informiert Arbeitgeber über die AU.
- Der Arbeitgeber oder ein Beauftragter (z.B. eine Steuerberatungskanzlei) senden eine Anfrage (mithilfe einer Entgeltabrechnungssoftware oder sv.net) nach der eAU über den Kommunikationsserver an die Krankenkasse.
- Die Krankenkasse stellt, nach Erhalt der Anfrage, die eAU auf dem Kommunikationsserver bereit. Die eAU enthält folgende Daten:
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- Name des oder der Beschäftigten,
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall beruht.
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- Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhält eine Nachricht über die erfolgte Bereitstellung der eAU und kann diese abrufen. Der Abruf sollte am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein.
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Ausnahmen
Das neue Verfahren gilt nicht für alle Arbeitnehmer. In folgende Fälle gilt noch das analoge Verfahren:
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- privat versicherte Arbeitnehmer
- Minijobs in Privathaushalten
- AU von Privatärzten
- Kinderkranketage
- AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
- Beschäftigungsverbot
- Stufenweise Wiedereingliederung und Rehabilitationsleistungen
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Außerdem: Wenn die eAU noch nicht bei der Krankenkasse eingetroffen ist (z.B. aufgrund eines technischen Problems in der Praxis) erhält der Arbeitgeber bzw. sein Beauftragter eine Fehlermeldung. In diesem Fall kann es beim Abruf der eAU zu einer Verzögerung kommen.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
- Interne Prozesse anpassen:
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- Wer ist verantwortlich die Mitteilung über die AU vom Arbeitnehmer entgegenzunehmen und zu erfassen?
- B. Personalabteilung, Führungskraft
- Wie soll die AU erfasst werden?
- B. Zeiterfassung, Steuerberaterbüro
- Wie und von wem soll die eAU bei der Krankenkasse abrufen?
- Softwarelösungen (Entgeltabrechnungssoftware wie Datev, Lexware etc.) oder Ausfüllhilfen (z.B. sv.net)
- Sprechen Sie mit ihrem Steuerberater / Lohnabrechnungsbüro über das neue Verfahren und wie der Prozess ab dem 01.01. gestaltet werden kann.
- Wer ist verantwortlich die Mitteilung über die AU vom Arbeitnehmer entgegenzunehmen und zu erfassen?
- Mitarbeiter über das neue Verfahren informieren:
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- Ab dem 01.01.2023 erhalten Arbeitnehmer keine AU mehr für den Arbeitgeber und die Krankenkasse
- Trotzdem ist der AN verpflichtet den AG über die AU und deren voraussichtliche Dauer zu informieren (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG),
- Da die eAU auch für Minijobber gilt, ist es erforderlich, dass diese auch Angaben zu ihrer Krankenkasse machen. Dafür empfehlen wir, die Abfrage bereits bei Beschäftigungsbeginn durchzuführen.
- Musterschreiben zur Information der Mitarbeiter des BDA
Was gilt es sonst zu beachten?
- Es ist nicht möglich für alle Mitarbeiter des Betriebs pauschal eine Anfrage an die Krankenkasse zu schicken. Es muss für jeden Mitarbeiter eine individuelle und einzelne Abfrage erfolgen. Darüber hinaus ist ein konkreter Zeitraum in der Abfrage anzugeben.
- Wenn zum Zeitpunkt Ihrer Abfrage noch keine eAU bei der Krankenkasse vorliegt, erhalten Sie die Rückmeldung „4 = eAU liegt noch nicht vor“. Dies stellt aber nur eine Zwischenmeldung dar. Denn für die nächsten 14 Tage prüft die Krankenkasse, ob eine eAU für Ihre ursprüngliche Abfrage eingeht. Wenn dies der Fall ist, stellt die Krankenkassen ohne erneute Abfrage die eAU bereit. In so einem Fall empfiehlt es sich die eAU-Daten regelmäßig zu prüfen.
Informationen der Krankenkassen:
Weitere Informationen:
