Ausfall des Chefs – vorgesorgt?

Bestandssicherung von Familienbetrieben

Wer dabei ist, sich mit seinem Unternehmen ein Lebenswerk zu schaffen oder das schon erreicht hat, ist oft stolz darauf, wie viele wichtige Strippen allein durch seine Hände laufen. Mit fatalen Folgen: Nicht nur der Tod des Firmenchefs kann die Existenz von Betrieb und Familie bedrohen. Auch sein Ausfall auf Zeit kann zu Auftragslöchern, Einnahmenausfällen und gefährlichen Liquiditätsengpässen führen. Vorsorge ist vonnöten, mehr denn je auch vor dem Hintergrund eines sich verschärfenden Banken-Ratings.

In zu vielen Fällen noch legt man den Finger auf offene Wunden, wenn man fragt: Was passiert im Betrieb, wenn der Chef ausfällt? Wie kann vorgesorgt werden? Wie existenziell wichtig diese Fragen sind, zeigt auch eine Untersuchung des IfM-Instituts für Mittelstandsforschung: Danach verlieren Jahr für Jahr jährlich 24.000 Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU) wegen Unfall, Krankheit oder Tod plötzlich ihren Chef. Nochmals 20.000 KMU werden herrenlos wegen Scheidung, Zwist oder „Flucht wegen Unlust“. Fatale Folgen in vielen dieser Fälle sind vorprogrammiert: Inhabergeführte Betriebe werden vom Chef meist per Zuruf gemanagt; überdies geben viele Firmenlenker allein nicht nur Anweisungen, sondern sind auch als Macher der Hauptmotor im Betriebe. So ein Unternehmer ist kaum zu ersetzen.

„Das Unternehmen bin Ich“?
Solche Tendenzen im Führungsstil und auch sonst signalisieren im Grunde: „Nach mir die Sintflut!“. Diese meist unbewusst praktizierte Einstellung vieler Firmenchefs ist ein erster Fingerzeig für ein Absterben des Betriebes nach dem Ausfall des Unternehmers. Solche „weichen Informationen “ zur Zukunft des Unternehmens müssen Banken stärker beachten, wenn die schärfere Bonitätsprüfung in einigen Jahren Pflicht wird – Stichwort: : Basel II. Schon jetzt werden die Daumen schrauben angezogen. Das verschärfte Rating bestraft unklare Verhältnisse, unternehmerischen Blindflug und unsystematisches Handeln – alles Punkte, die bei einem Ausfall des Chefs schonungslos zu Tage treten.

Unternehmensstrategie klar?
Zu selten noch kommen Familienunternehmer im Betriebsalltag über bloß operative Ziele hinaus. Aber nur wenn Sie übergeordnete strategische Leitziele auf operative Maßnahmen herunter brechen, wird ein Schuh daraus. Doch in der Praxis wird schon die wichtige Vorfrage einer jeden Strategie meist nicht beantwortet, geschweige denn überhaupt gestellt, nämlich die visionäre Frage: Wohin soll sich mein Unternehmen langfristig entwickeln? Darauf aufbauend entwickelt der weitsichtige Unternehmer eine Strategie und dokumentiert diese nach vollziehbar für andere: beginnend mit der Erstellung eines Stärken-/Schwächenprofils und – mit Blick in die Zukunft – eines Chancen-/ Risikenprofils.

Stellvertreter/Kooperationspartner?
Wenn der Ehepartner mit seiner im Familienbetrieb traditionell starken Stellung nicht auch zum Beispiel in technischen Belangen den Firmeninhaber vertreten kann, stößt die Zukunftsfähigkeit des Betriebes an gefährliche Grenzen. Es kann sich anbieten, ergänzend einen befähigten Mitarbeiter zum Stellvertreter aufzubauen. Auch das ist leichter gesagt als getan. Ein mal gibt der Inhaber ein spezielles Know-how eher ungern preis. Ein andermal gibt es vielleicht keinen Mitarbeiter, der in Frage käme. Hier bietet sich eine Kooperation mit anderen Unternehmern an, zumal die se schon in normalen Zeiten äußerst nützlich sein kann. Aber jede Partnerschaft muss sich erst einmal bewähren. Entwickeln Sie daher eine Kooperation bitte systematisch. Bei funktionierender Zielkontrolle und nach Jahren der Bewährung kann man auch eine gegenseitige Betriebsfortführung bei Ausfall eines der Unternehmer vereinbaren.

Vorsorge gegen Insolvenz und Steuerbomben?
Was aber tun, wenn es einfach nicht gelingt oder gar nicht gewollt ist, die Betriebsabläufe ausreichend von Ihrer Person abzukoppeln? Dann kann ja schon bei Ihrem Ausfall über vier oder mehr Wochen die Existenz des Betriebes auf dem Spiel stehen, insbesondere bei ohnehin schon angespannter Liquidität; eine Insolvenz wäre kaum mehr aufzuhalten.

Vorsorglich können Sie auch wertvolles Privatvermögen auf Angehörige verlagern und zusätzlich die Rechtsform einer GmbH für das Unternehmen wählen.

Das kann aber ein relativ stumpfes Schwert sein, wenn Sie oder Angehörige sich wirksam für Betriebsschulden persönlich verbürgt haben oder Grundschulden zur Absicherung betrieblicher Schulden bestehen.

Und: So ein „Privatvermögen“ kann rein steuerlich doch wieder betrieblich werden, so dass Ihr Steuerberater schon in die Gestaltungsphase mit einzubeziehen ist. Andernfalls könnte sich unverhofft eines fernen Tages das Risiko „Steuerbombe stille Reserven“ verwirklichen. Zu diesem „Unglück“ kommt es auch dann, wenn Sie wertvolles Vermögen erst dann privatisieren, wenn es sich schon im Betrieb befindet (wie etwa eine Werkhalle).

Vorsorge-Check für den Ausfall auf Zeit

  • Unfall und Tagesgeld-Versicherungen
  • Berufsunfähigkeitsversicherung
  • Kontovollmachten im Rahmen der FIBU (über den Tod hinaus)
  • Stellvertreter aufbauen, später mit Handlungsvollmachten auch nach außen; oder 
  •  Kooperationspartner suchen und aufbauen
  • Für Stellvertreter (Ehefrau?) nachvollziehbares innerbetriebliches Informationssystem: Aussagefähige Kunden- und Lieferantenkartei (-datei), Stundenkontrollzettel, Auftragsbegleitblatt, monatliche PLAN-/IST-Erfolgsrechnung; Schritte der Auftragsabwicklung dokumentieren, Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten schriftlich niederlegen 
  • Eventuell Firmenbeirat für den Fall der Berufsunfähigkeit: Je nachdem, wie klein Kinder aus der Familie oder teilerfahren ein zur Nachfolge vorgesehener Mitarbeiter ist, kann man in der Beiratssatzung dem Beitrat eine nur beratende oder auch mitentscheidende Funktionen übertragen. 
  • Vermögenssorge-Vollmacht (für den betrieblichen wie privaten Bereich) zur Vermeidung einer gesetzlichen Betreuung bei Geschäftsunfähigkeit.

Vorsorge-Check für den Todesfall 

  • Konzept zur Sicherung der Zukunft des Unternehmens – mit Übergabefahrplan:
    - für Übertragung von Aufgaben und Verantwortung,
    - Übertragung von Kunden- und Lieferanten- Bank- und Mitarbeiterbeziehungen
    - für Übertragung von Führungsmacht und Eigentum,
    - zur Qualifizierung eines Nachfolgers aus der Familie und/oder eines Fremden (auch Mitarbeiter) – alternativ: – „Braut schmücken“ für Verkauf; gerade hier kommt es darauf an, das Unternehmen rechtzeitig von Ihrer Person abzukoppeln, damit es gut oder überhaupt verkäuflich ist! 
  • Nachfolgeplanung nicht ohne Sicherungen gegen Liquiditätsabflüsse durch Ansprüche Dritter, insbesondere Finanzamt und weichende Erben; im einzelnen z. B. durch privaten Vermögensaufbau, etwa zur Abfindung weichender Erben.
  • Vertrauliche Checkliste mit Hinweisen zum Auffinden von z.B.:
    - Versicherungsunterlagen
    - Verträge, letztwillige Verfügung
    - Wertsachen, Geldvermögen 
    - organisatorische Maßnahmen, etwa Aufbau- und Ablaufpläne
    - Zugang zum Unternehmenstresor oder Bankschließfach
    - Zugang zu unternehmenswichtigen EDV-Programmen.
  • Anordnungen für den „worst case“ z.B.:
    - Betriebliche Vollmachten über den Tod hinaus
    - Erwähnten Firmenbeirat unter gleichen Voraussetzungen u. U. auch für den Todesfall installieren
    - Eventuell testamentarische Anordnung einer Testamentsvollstreckung, insbesondere für den Fall, dass Kinder noch klein sind und beide Eltern zugleich oder kurz nacheinander versterben.
  • Letztwillige Verfügung:
    - Qualifiziertes Unternehmertestament oder Erbvertrag
    - Bindungswirkungen von wechselseitigen Erbeinsetzungen beachten
    - Letztwillige Verfügung alle ein, zwei Jahre auf Aktualität überprüfen. 

Der Maßnahmenkatalog ist lang und erfordert in seiner Fülle einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Einiges muss schon kurzfristig erledigt werden, wie etwa eine Kontovollmacht (über den Tod hinaus), ein aktuelles Unternehmertestament und eine Checkliste zum leichteren Auffinden wichtiger Unterlagen.

 

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