Nie wieder mfg

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch E-Mails erheblich abgenommen. Dem Inhalt und Stil einer schnell geschriebenen E-Mail sollten Sie aber deswegen nicht weniger Aufmerksamkeit schenken.

Für die elektronische Korrespondenz gelten besondere Regeln.

Betreff
Ein sinnvoller Betrefftitel hilft Empfängern, den Inhalt der E-Mail schnell zu erfassen und sie rasch wieder zu finden. Sind E-Mails mehrmals hin und hergeschickt worden, stimmt oft der ursprüngliche Betreff nicht mehr mit dem Text überein. Starten Sie am besten nach dreimaligem Abtausch eine neue E-Mail mit neuem Titel. Allzu leicht könnte sonst der gesamte „Rattenschwanz“ an Dritte weitergeschickt werden - und manchmal verbergen sich darin Dinge, die ein Dritter nicht lesen sollte.

Schnelligkeit ist gefragt
E-Mail ist ein schnelles Medium und sollte entsprechend behandelt werden. Auf eine E-Mail sollten Sie möglichst am selben, spätestens am nächsten Tag antworten. Können Sie keine vollständige Antwort geben, schicken Sie zumindest einen Zwischenbescheid mit dem Hinweis, bis wann Sie alles klären können.

Anreden und Verabschiedung
Früher hat man sich viel Zeit genommen, einen Brief zu schreiben – vor allem hat man ihn dann auch Korrektur gelesen. Bei E-Mails hingegen werden häufig Anreden weggelassen und statt einer blumigen Verabschiedung gibt es nur ein knappes mfg. Eine E-Mail sollte jedoch genauso aufmerksam behandelt werden wie Briefe. Schließlich können sie ausgedruckt werden und sind dann Schriftstücke, die das Image einer Firma prägen. Es versteht sich von selbst, dass der gesamte Text korrekt geschrieben ist. Fügen Sie immer eine vollständige Anrede und eine komplette Verabschiedung ein. Übrigens: Sie können durchaus mfg schreiben – wenn Sie die Autokorrektur-Funktion vorher entsprechend eingerichtet haben, macht Ihre Textverarbeitung daraus automatisch ein Mit freundlichen Grüßen.

Die Form
Neben der Rechtschreibung sollte eine gewisse Form im E-Mail-Verkehr eingehalten werden: Richtige Groß- und Kleinschreibung sind ein Muss. Es erleichtert das Lesen, da wir nicht die einzelnen Buchstaben beim Lesen zusammenbauen, sondern die Worte als Bilder wahrnehmen. Schreiben Sie also „haus“, benötigen wir deutlich mehr Zeit, das Wort zu verstehen, als bei „Haus“. Worte nur groß zu schreiben, ist auch nicht freundlich – dies wird im E-Mail-Verkehr mit BRÜLLEN gleichgesetzt. Schreiben Sie alle Worte aus – und nutzen Sie möglichst keine englischen Geschäftsabkürzungen. Nicht jeder kennt die Bedeutung von asap, fyi, btw und eta. Vermeiden Sie auch so genannte Emoticons :-). Ihre Worte sollten so klar gewählt sein, dass Sie nicht ein Augenzwinkern oder einen Smiley einsetzen müssen, um klar zu machen, wie etwas gemeint ist. :-(

Fügen Sie Absätze in Ihren E-Mail-Texten ein. Es erleichtert ebenfalls das Lesen. Machen Sie sinnvolle Absätze und schreiben nicht einen ganzen Text ohne Punkt und Komma in eine Zeile.

Signatur
Um es dem Empfänger einfacher zu machen, Sie zu kontaktieren, fügen Sie Ihrer E-Mail eine Signatur an. Hier können Sie auch gleich die Verabschiedungsfloskel mit aufnehmen. So vergessen Sie sie nicht – und sie ist auch gleich ausgeschrieben. Die Signatur beinhaltet Ihre Kontaktdaten: Name, Firma, Anschrift und Telefon- und Faxnummer sollten darin enthalten sein. Und zwar nicht nur beim Senden, sondern auch beim Antworten. Seit Januar 2007 müssen ins Handelsregister eingetragen Firmen bestimmte rechtliche Zusätze in ihre E-Mails aufnehmen.

An, cc und bcc
Wen man in welches Feld schreibt, ist nicht allen Nutzern klar. Eine Studie besagt, je weniger Personen in einem An-Feld stehen, desto höher ist die Antwortrate auf diese E-Mail. Denn sobald mehrere Personen in dem An-Feld erscheinen, denkt man: „Ach, der andere wird schon antworten.“ Die Verantwortung wird an die anderen weitergegeben. Also möglichst wenig in die An-Zeile einfügen und vor allem nur diejenigen dort eintragen, die mit der E-Mail eine Handlungsaufforderung bekommen. Alle anderen Teilnehmer, die eine E-Mail nur zur Info bekommen, gehören in die cc-Zeile (carbon copy). Hierbei sollten Sie ebenfalls darauf achten, dass nicht zu viele in der cc-Zeile stehen. Es geht nicht darum, sich abzusichern, sondern die Personen, die wirklich etwas mit dem Inhalt zu tun haben, zu informieren. Oder hätten Sie früher zehn Kopien von einem Brief nur so zur Info verschickt?

Die bcc-Zeile hat ihre Tücken: Blind carbon copy lässt schon darauf schließen, dass die anderen Empfänger nicht sehen können, wer in dieser Zeile steht. Die Klippen der bcc-Zeile liegen darin, dass diese Zeile missbraucht werden kann: Vorgesetzte werden in bcc hinzugefügt, um zu „überwachen“, wie oder wie schnell der Kollege, an den die E-Mail gerichtet ist, reagiert. Dies hat einen negativen Beigeschmack der Überprüfung, die bei einem guten Unternehmensklima nicht nötig sein sollte.

Geeignet ist die bcc-Zeile dafür, E-Mails an große Verteiler zu senden. Besonders dann, wenn die Empfänger nicht die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sehen sollen. Bei Kundenveranstaltungen ist dies die richtige Zeile für die E-Mail-Empfänger. In die An-Zeile schreiben Sie dann am besten Ihre Adresse oder die info@firma.de Adresse.

Anhänge
Sollten Sie an Ihre E-Mails Dateien anhängen, beschreiben Sie deren Inhalt kurz im E-Mail-Text. Keiner mag gerne fern von einem starken Netzwerk mit guter Bandbreite eine Datei herunterladen, um dann festzustellen, dass er gerade zehn Seiten Allgemeine Geschäftsbedingungen empfangen hat. Lassen Sie den Empfänger entscheiden, ob und vor allem wann er die Datei öffnen möchte.

 

Pflichtangaben im E-Mail Verkehr

Versteckt im Gesetz über elektronische Handelsregister- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister hat der Gesetzgeber festgeschrieben, dass nicht nur der Geschäftsbrief in Papierform sondern auch in elektronischer Form die handelsrechtlichen und gewerberechtlichen Pflichtangaben enthalten muss.

Was gilt als Geschäftsbrief oder Geschäfts-E-Mail?
Grundsätzlich der gesamte Schriftverkehr, der von Ihrer Firma nach außen geht, also jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Dritte gerichtet wird. Das sind vor allem:

  • Rechnungen, Angebote, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine,
  • alle Nachrichten, die an Dritte übermittelt werden, wenn diese beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen. Die neue Regelung, die seit Januar 2007 gilt, bezieht sich also nicht nur auf E-Mails mit offensichtlich rechtlicher Bedeutung, sondern auf alle geschäftlichen schriftlichen Äußerungen.

Was ist kein Geschäftsbrief?
Keine Geschäftsbriefe sind:

  • jeder Schriftverkehr innerhalb der Firma, also z.B. auch zwischen Hauptsitz und Filiale,
  • alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, wie z.B. Werbefaltblätter und Zeitungsanzeigen.
    Eine weitere Ausnahme liegt vor, wenn in einer laufenden Geschäftsbeziehung mit Mitteilungen gearbeitet wird, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden.

Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein?

  • Nichtkaufmann: Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss mindestens seinen Vor- und Nachnamen nennen. Fachbezeichnungen, wie Hinweise auf Tätigkeit, Branchenbezeichnung sowie Fantasienamen als Zusatz sind erlaubt.
  • BGB-Gesellschaft: Vor- und Nachname aller Gesellschafter.
  • Einzelkaufmann/-frau: Alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen müssen umfangreichere Angaben machen:
    • Firmenname, wie er im Handelsregister eingetragen ist,
    • Rechtsformzusatz, wie „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“, mindestens jedoch die Abkürzung „e.K.“ oder „e.Kfr.“,
    • Sitz der Firma,
    • Namentliche Nennung des Registergerichts und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
  • OHG und KG:
    • Firmenname (s.o.),
    • Rechtsform (OHG oder KG),
    • Sitz der Gesellschaft,
    • Namentliche Nennung des Registergerichts und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
  • GmbH:
    • entsprechende Angaben wie bei OHG oder KG,
    • zusätzlich alle Geschäftsführer und ggf. den Aufsichtsratsvorsitzenden mit Vor- und Nachnamen.
  • GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG; AG & Co. KG; AG & Co. OHG:
    • entsprechende Angaben wie bei OHG oder KG,
    • zusätzlich müssen alle diese Angaben auch für die persönlich haftende Gesellschaft genannt werden.
  • AG:
    • entsprechende Angaben wie OHG oder KG,
    • zusätzlich alle Vorstandsmitglieder sowie Aufsichtsratsvorsitzender mit Vor- und Nachnamen, der Vorsitzende des Vorstands muss als „Vorstandsvorsitzender“ bezeichnet werden,
    • im Falle der Abwicklung der AG muss ein entsprechender Hinweis enthalten sein.

Wo müssen die Angaben stehen?
Dies ist nicht vorgeschrieben. In der grafischen Gestaltung ist der Unternehmer frei, die Angaben müssen aber lesbar sein. Zusätzliche Daten wie Adressen, Telefon und Faxnummer sind erlaubt.

Was passiert, wenn ich die gesetzlichen Regelungen nicht einhalte?
Verstöße können vom Registergericht mit Ordnungsgeld bis zu 5.000 Euro verfolgt werden. Strittig ist, ob bei Nichtbefolgung Mitbewerber abmahnen können. Hier sind noch keine gerichtlichen Entscheidungen bekannt.

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